Glossar Records Management

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Access
Control List
Eine Access Control List (ACL), deutsch Zugriffssteuerungsliste, ist eine Software-Technik, mit der Betriebssysteme und Anwendungsprogramme Zugriffe auf Daten und Funktionen eingrenzen können. Eine ACL legt fest, in welchem Umfang einzelne Benutzer und Systemprozesse Zugriff auf bestimmte Objekte (wie Dienste, Dateien, Registriereinträge etc.) haben. Im Unterschied zu einfachen Zugriffsrechten sind ACLs feiner einstellbar. So kann einer Datei für mehrere Benutzer und Gruppen unterschiedliche Rechte vergeben werden, während reguläre Zugriffsrechte nur die Rechtevergabe für einen Benutzer, eine Gruppe und den „Rest der Welt“ zulassen. (Quelle: Wikipedia)
ACL siehe Access Control List
Archivierung Der Vorgang, bei welchem Archivgut zeitlich unbegrenzt aufbewahrt, benutzbar gemacht und erhalten wird nennt man Archivierung.
Archiv-
würdigkeit
Mit Archivwürdigkeit bezeichnet man im Archivwesen die Eigenschaft von zu übernehmendem Archivgut in ein historisches Endarchiv. Die Ermittlung der Archivwürdigkeit geschieht durch den Vorgang der archivischen Bewertung. Nicht archivwürdiges Schriftgut wird in der Regel kassiert (vernichtet). Unterlagen sind archivwürdig, wenn sie für Fragestellungen in der Zukunft auswertbar erscheinen.
Auf-
bewahrung
Nach dem Abschluss eines Geschäfts bzw. Geschäftsvorfalls (die entsprechenden Dokumente werden nicht mehr weiter bearbeitet) folgt die Aufbewahrung der Dokumente. Die Aufbewahrung erfolgt meist bei der aktenbildenden Stelle und oft im selben System in welchem die Bearbeitung der Dokumente stattgefunden hat. Während der Aufbewahrung dürfen die Dokumente nicht mehr verändert werden, stehen aber als Wissenspool oder zu Recherchezwecken jederzeit zur Verfügung. Die Aufbewahrung ist immer zeitlich begrenzt (siehe Aufbewahrungsfrist). Sollen Dokumente unbegrenzt aufbewahrt werden, spricht man von einer Archivierung.
Auf-
bewahrungsfrist
Abgeschlossene Geschäfte bzw. Geschäftsvorfälle können nochmals Bedeutung erlangen, insbesondere wenn Verjährungsfristen noch nicht abgelaufen sind und eine Verwirkung noch nicht eingetreten ist. Auch Gewährleistungsfristen und Produkthaftungsfristen erfordern eine längere Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, da mit ihrer sofortigen Vernichtung eine nachteilig wirkende Beweisnot einhergeht. Eventuell auftretende Rechtsstreitigkeiten oder sonstige beweispflichtige Vorgänge erfordern daher eine Archivierung von Unterlagen, um aus ihnen jederzeit nicht mehr erinnerbare Vorgänge ableiten zu können. Am weitesten verbreitet und bekannt sind die Aufbewahrungsfristen nach Handels- und Steuerrecht. Daneben gibt es branchen- oder anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten für Dokumente in der öffentlichen Verwaltung, Pharmaforschung, Lebensmittel- und Pharmaproduktion, Krankenhäusern, Qualitätssicherung, Umweltschutz, Telekommunikation, Energieerzeugung, Bauwesen usw.
Aufgabe  Aufgaben sind Aufforderungen, etwas bestimmtes zu tun. Von Aufgaben wird allerdings nur dann gesprochen, wenn sich diese Aufforderung nicht nur auf einen Einzelfall bezieht, sondern wenn sie dauerhaft wirksam ist. Handelt es sich dagegen um einen Einzelfall, wird von einem Auftrag geprochen. (Quelle: Götz Schmidt, Organisatorische Grundbegriffe)
Aus-
sonderung 
Aussortierung und Entfernung der abgeschlossenen und für die aktuelle Bearbeitung der Geschäfte nicht mehr benötigten Dokumente aus dem Dokumentenmanagementsystem zur Löschung oder Ablieferung ans Archiv. (Quelle: Bundeskanzlei, www.bk.admin.ch)
Betriebshandbuch Das Betriebshandbuch liefert alle Informationen, die der Betreiber benötigt, um das System ordnungsgemäss betreiben und im Fall von Problemen richtig reagieren zu können. Alle für den Betreiber betriebsrelevanten Informationen sind im Betriebshandbuch dokumentiert. Inhalte: Systemübersicht, Aufnahme des Betriebs, Durchführung und Überwachung des Betriebs, Unterbrechung oder Beendigung des Betriebs, Sicherheitsbestimmungen. (Quelle: HERMES 5.1)
BGA siehe Bundesgesetz über die Archivierung
Bundesgesetz über die Archivierung Das Bundesgesetz über die Archivierung (BGA, auch Archivierungsgesetz genannt) regelt die Archivierung von Unterlagen der Organe des Bundes.
Compliance Das Wort Compliance (englisch für Einhaltung, Befolgung) bzw. Komplianz oder Regelkonformität steht für die Einhaltung von Verhaltensmassreglen, Gesetzen und Richtlinien. (Quelle: Wikipedia)
Corporate Identity siehe Access Control List
DMS
siehe Dokumentenmanagementsysteme
Dokumenten-
managementsystem
Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz "DMS", dient der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente (unstrukturierte Daten).
Dokumentenverwaltung siehe Records Management
Dossier
Das Dossier umfasst alle Dokumente und Informationen, welche zu einem einzelnen Geschäft gehören. Nach Abschluss des Geschäftsvorfalls wird das Dossier geschlossen und anschliessend aufbewahrt (siehe Aufbewahrung).
Dossierabschluss Nachdem die Bearbeitung eines Geschäfts oder Geschäftsvorfalls beendet worden ist und die Dossierbereinigung stattgefunden hat, erfolgt der Abschluss des Dossiers. Dabei werden alle im Dossier enthaltenen Dokumente und Informationen schreibgeschützt, damit keine nachträglichen Änderungen vorgenommen werden können. Mit dem Dossierabschluss beginnt die Aufbewahrungsfrist zu laufen.
Dossierbereinigung Die federführende Stelle ist nach der Beendigung eines Geschäfts oder Geschäftsvorfalls dafür verantwortlich, dass das dazugehörige Dossier bereinigt wird. Die Dossierbereinigung beinhaltet die Kontrolle der Vollständigkeit der Dokumente und Metadaten sowie die Entfernung von redundanten oder nicht geschäftsrelevanten Informationen.
eGovernment E-Government soll Transparenz schaffen und das Vertrauen in die Regierungs- und Verwaltungstätigkeit fördern. Deshalb will der Bund seine Dienstleistungen effizient, rund um die Uhr und in einwandfreier Qualität anbieten. Einfache und sichere elektronische Interaktionen und Transaktionen sollen den Verkehr zwischen staatlichen Stellen einerseits, zwischen Behörden und Bürgerinnen/Bürgern andererseits sowie Unternehmen und Behörden erleichtern. Gleichzeitig sollen auch Kommunikation und Geschäftsverkehr zwischen Bund, Kantonen und Gemeinden vereinfacht werden. (Quelle: http://www.bk.admin.ch)
elektronische Geschäftsverwaltung siehe GEVER
Federführung Mit der Federführung wird die Verantwortlichkeit für ein Geschäft oder ein Teilgeschäft bezeichnet. Die Federführung kann bei einer einzelnen Person oder einer Organisationseinheit liegen.
Geschäftsdossier siehe Dossier
Geschäftseingang (elektronisch / physisch) Umfang und Funktionalität klassischer Dokumentenmanagementsysteme sind annähernd in der Norm ISO 10166 DFR Document Filing & Retrieval definiert, die jedoch keine Bedeutung erlangte.[5]
Geschäftskontrolle Die Geschäftskontrolle bietet einen Überblick über die laufenden Geschäfte und Geschäftsvorfälle einer Organisation. Über festgelegte Berichte / Abfragen kann der Stand der offenen oder abgeschlossenen Aufträge und Aktivitäten automatisch abgerufen werden.
Geschäftsprozesse  Ein Geschäftsprozess ist eine Menge logisch verknüpfter Einzeltätigkeiten (Aufgaben, Aktivitäten), die ausgeführt werden, um ein bestimmtes geschäftliches oder betriebliches Ziel zu erreichen. Er wird durch ein definiertes Ereignis ausgelöst und transformiert ‚Input‘ durch den Einsatz materieller und immaterieller Güter sowie unter Beachtung bestimmter Regeln und unternehmensinterner und -externer Faktoren zu einem ‚Output‘. Er kann Teil eines anderen Geschäftsprozesses sein oder andere Geschäftsprozesse enthalten bzw. diese anstossen. Geschäftsprozesse gehen oft über Abteilungs- und Betriebsgrenzen hinweg und gehören zur Ablauforganisation eines Betriebs. (Quelle: Wikipedia)
geschäftsrelevant  siehe Geschäftsrelevanz
Geschäftsrelevanz
Die Geschäftsrelevanz von Informationen richtet sich nach der zugrunde liegenden Aufgabe und dem Bearbeitungsinteresse. Grundsätzlich sind jene Informationen geschäftsrelevant, die während der Geschäftsbearbeitung erstellt, empfangen, bearbeitet, kommuniziert und aufbewahrt werden – also Dokumente und Informationen, die für die Nachvollziehbarkeit des Geschäftsverlaufs unverzichtbar sind. (Quelle: Organisationshandbuch GEVER, Teil I, Version 1.1)
GEVER 
Der Begriff GEVER steht in der Bundesverwaltung als Abkürzung für die elektronische Geschäftsverwaltung. Mit der Einführung der elektronische Geschäftsverwaltung (GEVER) in der Bundesverwaltung werden alle geschäftsrelevanten Informationen elektronisch geführt, welche die Verwaltungseinheiten im Rahmen ihres gesetzlichen Auftrags mit Hilfe von Geschäftsverwaltungssystemen erzeugen, empfangen, bearbeiten, verwalten, austauschen, verteilen, publizieren und archivieren. GEVER orientiert sich an den Geschäftsabläufen und ermöglicht gleichzeitig eine transparente, nachvollziehbare, rechtskonforme und effiziente Aktenführung durch systematische Verwaltung sowie rasche Verfügbarkeit von Informationen. GEVER erleichtert die Geschäftstätigkeit und unterstützt den vollständigen Lebenszyklus von Dokumenten von ihrer Entstehung über die Nutzung, Speicherung, Aussonderung bis zur Archivierung oder Vernichtung. GEVER bildet aber auch die Voraussetzung für durchgängige und automatisierte organisations- und systemübergreifende Geschäftsabläufe. (Quelle: http://www.bk.admin.ch/themen/04609/07563/index.html?lang=de)
GEVER Controlling siehe Records Management Controlling
GEVER Policy  Eine Musterpolicy ist auf der Webseite von eCH verfügbar (eCH 0026).
Informationsmanagement
Mit Informationsmanagement wird die Schnittmenge aus Führungsaufgaben und der als Informationsfunktion bezeichneten betrieblichen Funktion bezeichnet. Das Sachziel (Aufgabe) ist die Schaffung einer aufgabenorientierten Informationsverarbeitung und Kommunikation sowie die Gewährleistung der Informations- und Kommunikationsfähigkeit einer Institution durch Entwicklung, Aufrechterhaltung und Betrieb der Informationsinfrastruktur. (Quelle: Wikipedia)
Lebenszyklus Der Lebenszyklus von Akten bezeichnet die gesamte Zeit eines Dokuments von dessen Entstehung oder Eintreffen in der Organisation, über die Bearbeitungszeit bis hin zur Aufbewahrung und Vernichtung/Archivierung.
Low-Cost Speicherlösung Abgeschlossene Dossiers können zur Aufbewahrung auch auf eine Low-Cost-Speicherlösung verschoben werden. Es handelt sich dabei um eine sogenannte "Near Line Ablage", welche möglicherweise längere Zugriffszeiten und eine reduzierte Verfügbarkeitsgarantie besitzt, dafür aber deutlich kostengünstiger betrieben werden kann.
Metadaten Die Metadaten (Zusatzinformationen) beinhalten neben Angaben zur Erstellung (Autor, Zeit, Version etc.) ebenfalls Angaben zur Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben (Aufbewahrungsfrist, Archivwürdigkeit, Datenschutzgesetz etc.). Die Überprüfung der Metadaten hat regelmässig zu erfolgen (siehe Records Management Controlling).
Nachvollziehbarkeit Die Nachvollziebarkeit von Dokumenten muss sicherstellen, dass nachträglich festgestellt werden kann, wer wann welche Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat. Über die vollständige Nachvollziehbarkeit von den Dokumenten eines Geschäfts oder Geschäftsvorfalls wird das Geschäft selbst nachvollziehbar.
Negativliste In der Negativliste werden alle Informationen aufgelistet, die nicht geschäftsrelevant sind. Stufe Bundesverwaltung: Die von jeder Dienststelle erstellte Negativliste muss dem Bundesarchiv zur Genehmigung vorgelegt werden.
OHB siehe Organisationshandbuch
OR Das Schweizerische Obligationenrecht, abgekürzt OR, ist das Recht der Schuldverhältnisse. Das OR ist ein Teil des Zivilgesetzbuches (ZGB).
Ordnungsposition Die Ordnungsposition ist ein Gliederungselement in einem Ordnungssystem.
Ordnungssystem Das Ordnungssystem (OS) ist eine Struktur, die sämtliche Aufgaben einer Organisation/Unternehmung abbildet. Es dient dazu, Dokumente und Geschäfte in ihrem Aufgabenzusammenhang abzulegen und zu registrieren. Synonyme: Registraturplan, Aktenplan, Ablagestruktur.
Organisations-
einheit
Als Organisationseinheit wird ein Teilbereich einer Organisation oder Unternehmung bezeichnet. Die Organisationseinheiten sind Elemente der Aufbauorganisation.
Organisationshandbuch Das Organisationshandbuch (OHB) enthält Vorgaben bezüglich Grundsätzen, Definitionen, Aufbau- und Ablauforganisation einer elektronische Geschäftsverwaltung, die von allen Organisationseinheiten der gesamten Bundesverwaltung anzuwenden sind. Es besteht aus drei separaten Dokumenten: Teil I: Grundlagen und Vorgaben; Teil II: Aufgaben, Funktionen und Rollen sowie Teil III: Das Verfahren. Zusätzliche und organisationsspezifische Regelungen und Grundsätze können in den jeweiligen Organisationsvorschriften festgelegt werden.
Organisationsvorschriften Die Organisationsvorschriften (OV) regeln Grundsätze, Aufbau und Ablauf der Aktenführung (Aufgaben, Zuständigkeiten, Verfahren und Mittel) verbindlich. Sie müssen von der Verwaltungseinheit laufend überprüft und nachgeführt werden. Mögliche Inhalte sind: Ziele und Zweck der Organisationsvorschriften, Grundsätze, Ablauforganisation (Dokumenten-Lifecycle), Aufbauorganisation, Inkraftsetzung, Anhänge / Detailregelungen und Spezifizierungen (z.B. Negativliste, Scanning-Anweisungen, Liste juristisch relevanter Unterlagen, Liste der autorisierten Ablagen). (Quelle: https://www.bk.admin.ch)
OS
siehe Ordnungssystem
OV
siehe Organisationsvorschriften
Prospektive Bewertung Sämtliche Positionen des Ordnungssystems werden von der aktenbildenden Stelle sowie des zuständigen Archivorgans (beim Bund das Bundesarchiv) bezüglich ihrer Archivwürdigkeit beurteilt. Somit ist die Archivwürdigkeit bereits vor dem Entstehen der jeweiligen Akten festgelegt (und in den Metadaten der Ordnungspositionen hinterlegt). Diesen Vorgang nennt man prospektive Bewertung.
Prozess Ein Prozess ist eine Menge logisch verknüpfter Einzeltätigkeiten (Aufgaben, Aktivitäten), die ausgeführt werden, um ein bestimmtes geschäftliches oder betriebliches Ziel zu erreichen.
Prozessmanagement Prozessmanagement bedeutet das Verwalten (technisch und organisatorisch) der verschiedenen Geschäftsprozesse eines Betriebs.
Records Management Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Dokumenten einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten. (Quelle: ISO 15489)
Ein Records Management System dient der Verwaltung elektronischer Dokumente (strukturierte sowie unstrukturierte Daten).
Records Management Controlling Das Records Management Controlling liefert Informationen zum Qualitätsgrad der Geschäftsverwaltung: sind die Vorgaben bezüglich Form und Behandlung der Dokumente eingehalten? Es betrachtet dabei die Eigenschaften von Elementen der Geschäftsverwaltung (Dokumente, Dossiers, Aufträge, Aktivitäten etc.). Das Records Management Controlling darf nicht mit der Geschäftskontrolle verwechselt werden.
Records Management
Policy
Die Records Management Policy legt in knapper Form die strategischen Richtlinien für die Informationsverwaltung im Amt fest (z.B. Verpflichtung aller Mitarbeitenden zur Aktenführung, die zentralen Verarbeitungssysteme, Einhaltung rechtlicher Vorgaben der Aktenführung, Aufgabenorientierung des Ordnungssystems).
Registrieren Dokumente einem Geschäft bzw. Geschäftsvorfall zuordnen, mit Metadaten versehen und ins Ordnungssystem / den Aktenplan der Organisation integrieren.
Rollen Aufgaben oder Teilaufgaben können zu einer organisatorischen oder technischen Rolle zugeordnet werden. Organisatorische Rollen beziehen sich auf Aufgaben der Aufbauorganisation, technische Rollen stehen im Zusammenhang mit Funktionen im Dokumentenmanagementsystem.
Schriftgutverwaltung Werden im Records Management ausschliesslich Papierdokumente behandelt, spricht man von einer Schriftgutverwaltung.
Schutzfrist Die Schutzfrist legt fest, ab welchem Zeitpunkt Dokumente öffentlich zugänglich/einsehbar gemacht werden können. Die Schutzfristen von Dokumenten des Bundes sind im BGA geregelt, entsprechende Regelungen gibt es auch auf kantonaler Ebene.
Sensitiv Besonders schützenswerte Personendaten werden als sensitive Daten bezeichnet. Es handelt sich dabei laut Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) um Daten, welche - die religiösen, weltanschaulichen, politischen oder gewerkschaftlichen Ansichten oder Tätigkeiten, - die Gesundheit, die Intimsphäre oder die Rassenzugehörigkeit, - Massnahmen der sozialen Hilfe, - administrative oder strafrechtliche Verfolgungen und Sanktionen beinhalten. Weiter können zusätzliche Daten als sensitiv eingestuft werden (Geschäftsgeheimnisse, Personalakten etc.).
Sensitive Geschäftseingänge Sensitive Geschäftseingänge werden ungeöffnet dem betroffenen Sachbearbeiter physisch zugestellt. Dieser entscheidet, ob der Geschäftseinganggeschäftsrelevant ist und eingescannt werden muss oder nicht.
Sensitive Geschäfte Bei der Erarbeitung des Zugriffkonzepts ist auch auf die sensitiven Geschäfte einzugehen. Stufe Bundesverwaltung: Die Verordnung über den Schutz von Informationen des Bundes (Informationsschutzverordnung, ISchV) sowie das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) muss in jedem Fall eingehalten werden. Stufe Kanton / Gemeinde: Das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) muss in jedem Fall eingehalten werden, weitere Regelungen sind kantonal/kommunal festgelegt.
Umsystem Als Umsysteme werden jene Fachanwendungen bezeichnet, in welchen zusätzlich zum Dokumentenmanagementsystem ebenfalls noch Dokumente gespeichert und bearbeitet werden.
Verjährungsfrist Verjährung ist im Zivilrecht der durch den Ablauf einer bestimmten Frist bewirkte Verlust der Möglichkeit, einen bestehenden Anspruch durchzusetzen. Im öffentlichen Recht führt die Verjährung in der Regel zum Erlöschen des Anspruchs. (Quelle: Wikipedia)
Wissensmanagement
Wissensmanagement ist ein zusammenfassender Begriff für alle strategischen bzw. operativen Tätigkeiten und Managementaufgaben, die auf den bestmöglichen Umgang mit Wissen abzielen. Beiträge zum Wissensmanagement – theoretischer wie praktisch-anwendungsorientierter Art – werden in vielen Disziplinen entwickelt, insbesondere in der Betriebswirtschaftslehre, der Informatik, der Informationswissenschaft, der Sozialwissenschaft, der Pädagogik oder der Wirtschaftsinformatik. Wissensmanagement ist die methodische Einflussnahme auf die Wissensbasis eines Unternehmens (organisatorisches Wissensmanagement) bzw. der eigenen Person (Persönliches Wissensmanagement). Unter der Wissensbasis werden alle Daten und Informationen, alles Wissen und alle Fähigkeiten verstanden, die diese Organisation bzw. Person zur Lösung ihrer vielfältigen Aufgaben hat oder haben sollte. (Quelle: Wikipedia)