Welche Informationen (Metadaten) sind bei der Ablage eines neuen Dokuments im DMS zusätzlich zu erfassen?

  1. Einige Metadaten werden bei der Ablage eines neuen Dokuments automatisch vom System erfasst (z.B. Eingangsdatum, Dokumentenname). Weitere Metadaten werden durch die Zuteilung des Dokuments zum entsprechenden Geschäftsdossier automatisch vom Dossier übernommen (z.B. Federführende Person/Organisationseinheit, Zugriffsrechte, Archivwürdigkeit und Aufbewahrungsfrist). Die automatisch übernommenen Informationen können bei Bedarf manuell angepasst werden.
  1. Weiter können beim Dokument zusätzliche Metadaten manuell erfasst werden (z.B. Fristen, Bearbeitungsprozess).
  1. Da die Metadaten eines Dossiers auf die darin enthaltenen Dokumente vererbt werden, müssen diese nicht manuell bei jedem Dokument erfasst werden. Daher lohnt es sich, die Metadaten des Dossiers sorgfältig zu pflegen (erfordert entsprechende Kenntnisse bei den Mitarbeitenden in der Registratur).

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