Benötigt eine Unternehmung ein Archiv?

  1. Wir brauchen einen Aufbewahrungsort für physische und elektronische Geschäftsdokumente für die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.
  1. Alle weiteren Aufbewahrungen von Geschäftsdokumenten sind freiwillig.
  1. In den wenigsten Fällen ist zusätzlich zur Aufbewahrung auch eine Archivierung der Geschäftsdokumente erforderlich (siehe Unterschied zwischen Aufbewahrung und Archivierung).

 

Welche Informationen müssen aufbewahrt werden?

  1. Informationen, die gemäss OR Art. 958f der Aufbewahrungspflicht unterliegen, müssen aufbewahrt werden.
  1. Dokumente, die später von Nutzen (z.B. Projekterweiterung, Anpassung, Ausbau) sein können, wie beispielsweise Berechnungen, Kalkulationen, Pläne, Stellungnahmen, Berichte, sollten in jedem Fall aufbewahrt (Beweispflicht, Nachvollziehbarkeit eines Geschäfts, Grundlagendokumente) werden.
  1. Dokumente, die im Rahmen eines Werkvertrags erstellt wurden (Beweispflicht, Garantiearbeiten) sollten ebenfalls aufbewahrt werden.
  1. Dokumente des Bundes, die gemäss dem Bundesgesetz über die Archivierung (BGA) rechtlich, politisch, wirtschaftlich, historisch, sozial oder kulturell als wertvoll bewertet werden, müssen durch das Bundesarchiv archiviert werden. Dies gilt auch für Dokumente, die nicht direkt in der Bundesverwaltung, sondern durch Beauftragte des Bundes erstellt wurden.

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