Was ist der Nutzen eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)?

  1. Die einfache Bewirtschaftung der elektronischen Dokumente während dem gesamten Lebenszyklus reduziert die Kosten der Datenverwaltung
  1. Die Verwendung von Metadaten unterstützt die Prozesskontrolle und die Steuerung der Prozesse.
  1. Durch die Hinterlegung von Prozessen im DMS können die Durchlaufzeiten reduziert werden.
  1. Erfolgt die Ablagestruktur aufgaben- oder prozessorientiert, haben organisatorische Änderungen keinen Einfluss auf die Strukturierung (langfristige Stabilität).
  1. Der geregelte Umgang mit Dokumenten unterstützt die Compliance des Unternehmens.
  1. Die orts- und personenunabhängige Verfügbarkeit von Dokumenten erhöht die Flexibilität der Zusammenarbeit im Unternehmen.

 

Wie wird der Nutzen eines Geschäftsverwaltungssystems langfristig sichergestellt?

  1. Verankerung der elektronischen Aktenführung in der Geschäftsstrategie durch das Erarbeiten einer übergeordneten Records Management Policy.
  1. Einführen und Durchführen eines spezifischen Records Management Controllings.
  1. Etablieren einer Supportorganisation für Records Management in der Organisationseinheit.
  1. Regelmässige Überprüfung und Aktualisierung der organisatorischen Grundlagen der Geschäftsverwaltung.
  1. Für Firmen, welche bereits ein DMS eingeführt haben, bieten wir einen „DMS Check“ an, welcher Optimierungspotential in Ihrer Geschäftsverwaltung aufzeigt.

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