Lohnt sich die Einführung eines DMS für mein Unternehmen?

  1. Das Regeln des Umgangs mit Dokumenten in einer Unternehmung lohnt sich in jedem Fall. Dies bedeutet aber nicht automatisch, dass man eine technische Lösung beschaffen muss. Nebst der Einführung einer technischen Lösung gibt es diverse organisatorische Massnahmen, welche die Bewirtschaftung von Dokumenten erleichtern können.
  1. Folgende Fragen können bei der Wahl der geeigneten Massnahme behilflich sein:
  • Habe ich den Überblick über alle Dokumente in meiner Unternehmung?
  • Ist die rasche Auffindbarkeit von Dokumenten gewährleistet?
  • Arbeiten mehrere Mitarbeitende am selben Dokument?
  • Sind schützenswerte Daten vor unbefugten Zugriffen und Verlust geschützt?
  • Sind bei der Erledigung von dokumentenbasierten Prozessen mehrere Mitarbeitende involviert?
  1. Entscheidet man sich für den Einsatz einer technischen Lösung, muss der organisatorischen Vorbereitung sowie der praxisorientierten Ausbildung der Mitarbeitenden genügend Gewicht beigemessen werden.
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Welche Fragen sind bei der Einführung eines Dokumentenmanagements zu klären?

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